Kennen Sie das ?
- Der eigene Terminkalender wieder "rappelvoll" mit langen Meetings!
- Sie kommen daher nicht dazu, Ihre Arbeit zu "in-time" erledigen
- Sie finden keinen Platz im Terminkalender desjenigen, von dem Sie eine Entscheidung benötigen!
- ....
Unbefriedigend, oder ?
Ich möchte hier kurz einen Ansatz vorstellen, der vielleicht hilft, die Lage etwas zu entspannen: "Das 15-Minuten-Meeting".
Zuvor möchte ich noch einen kurzen Überblick über das "Wesen" von Meetings geben. Im Anschluss finden Sie eine Zusammenfassung, vielleicht für Sie
nützliche Hinweise und Literraturangaben zum weiterlesen.
Ich wünsche viel Spaß beim "the 15-Minute-Meeting".
1. Was sind eigentlich Meetings ?"
Ein Meeting ist eine Zusammenkunft von zwei oder mehreren Menschen, zum Zweck, ein gemeinsames Ziel mittels verbaler Interaktion zu erreichen wie beispielsweise Informationen auszutauschen oder eine Entscheidung zu treffen" (Quelle:
wikipedia)
Der Fokus bei Meetings liegt damit:
1. Entscheidungen zu treffen
2. zu informieren
Wenn es also in Meetings "nur" darum geht, Entscheidungen zu treffen oder zu informieren, dann müsste es doch möglich sein, diese kürzer und damit effektiver zu gestalten. Genau hier setzt das 15-Minuten-Meeting an.
2. Das 15-Minuten Meeting !2.1. Die Agenda !
Lieben Sie Überraschungen ? Zum Geburtstag oder zu Weihnachten bestimmt, aber sicherlich nicht, wenn Sie etwas entscheiden sollen. Machen Sie sich, wenn Sie zu einem Meeting einladen, im Vorfeld genau Gedanken darüber, was das Ziel des Meetings sein soll und über was Sie entscheiden lassen oder informieren wollen.
2.2. Alle erforderlichen Teilnehmer !
Damit alle geplanten Entscheidungen in den 15 Minuten getroffen werden können oder umfassend informiert werden kann, müssen alle relevanten Entscheider oder Team-Mitglieder, die informiert werden sollen, "an den Tisch".
Das heisst im Umkehrschluss, dass die Teilnehmerliste nur so groß, wie unbedingt erforderlich ist (keine "me-too's" einladen).
Wer also keinen "Value-add" für das Meeting leisten kann, sollte nicht eingeladen werden.
2.3. Genau 15 Minuten ("time-boxed") !
Nicht mehr und nicht weniger. Innerhalb dieser 15 Minuten sind alle Punkte der Agenda zu besprechen. Zeit für "Politik" oder sonstige "Abschweifungen" bleibt damit nicht. Das Meeting findet absolut fokussiert auf sein Ziel statt!
2.4. "Next-Action" oder "Follow-Ups" !
15-Minuten-Meetings lassen keinen Raum für "blah-blah". Sie legen als Ergebnis die nächsten Schritte fest.
Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, erweiterten Diskussionsbedarf oder das Abarbeiten der nächsten Schritte zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen.
Hierbei müssen aber nicht mehr alle Teilnehmer anwesend sein, sondern nur noch die, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
Alle anderen können weiterarbeiten!
Das ist der große Produktivitätsvorteil der 15-Minuten-Meetings.
3. SummaryDas 15-Minuten-Meeting bietet einen großen Produktivitätsvorteil gegenüber "konventionellen" 1-2-Stunden-Meetings, da es:
- time-boxed und
- damit absolut fokussiert auf sein Ziel ist
- nur die erforderlichen Personen "bindet"
- mehr Meetings (und damit Entscheidungen) während eines Tages zulässt
4. Tipps4.1 Für Entscheidungsmeetings
- Bereiten Sie sorgfältig die Agenda vor
- Machen Sie klar, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen ("Ziel des Meetings ist, über die weitere Vorgehensweise bei XY zu entscheiden")
- Weisen Sie in der Einladung darauf hin, dass sich die Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten sollen, denn das Ziel haben Sie ja bereits klar definiert: Entscheidungen zu treffen und sich nicht während des Meetings in die Fakten einzuarbeiten.
Dafür gibt es Workshops! - Verschicken Sie die erforderlichen Informationen rechtzeitig, so dass die Teilnehmer genügend Zeit haben, sich in die Fakten einzuarbeiten
- Laden Sie nur die Teilnehmer ein, die einen "value-add" erzeugen werden
- Halten Sie sich genau an die 15-Minuten-Regel! Keine Ausnahmen!!
- Protokollieren Sie, was in dem Meeting besprochen wurde und versenden Sie es nach dem Meeting an die Teilnehmer
- Halten Sie darin fest, wer, was, bis wann zu erledigen hat ("Next-Action" oder "Follow-Ups")
4.2 Für Informationsmeetings ("Status-Meetings")
Sie wollen sicherstellen, dass alle Team-Mitglieder über den aktuellen Status informiert sind und evtl. Hindernisse frühzeitig deutlich werden.
Hier bietet sich ein Teil der "Scrum"-Methode an.
Das sogenannte "
Standup"
Im Standup beantwortet jedes Team-Mitglied die folgenden drei Fragen:
- Was habe ich seit dem letzten Standup ERLEDIGT (d.h. was ist fertig) ?
- Was werde ich bis zum nächsten Standup erledigen ?
- Was hat mich behindert, das zu erledigen, was ich mir vorgenommen habe ?
Vorteil des Standups ist, dass:
- es auch bei größeren Teams problemlos in die 15 Minuten "passt"
- jedes Teammitglied weiss, wo der andere gerade "steht"
- evtl. Probleme schnell im gesamten Team "sichtbar" werden
- dadurch ggf. kreative Lösungswege erst möglich werden
Wie wird ein Standup durchgeführt ?
- täglich oder (spätestens) wöchentlich
- ALLE STEHEN!!! (das Stehen stellt sicher, dass niemand in das "Sessel-Koma" fällt und deshalb nicht zuhört)
- jedes Team-Mitglied beantwortet die drei Fragen (nicht mehr und nicht weniger; KEINE Romane!!)
- die anderen Team-Mitglieder hören während dessen nur zu (keine Unterbrechungen des Redenden)
- wenn das letzte Team-Mitglied gesprochen hat, ist das Standup beendet
- Lösungen für evtl. Probleme oder Anmerkungen werden NACH dem Standup unter den Betroffenen diskutiert.
Alle anderen können wieder weiterarbeiten!weiterführende Links:
